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Dans le cadre de ma fonction d’assistant auprès d’une personnalité du monde des affaires, il m’est couramment demandé d’organiser des évènements de qualité. A défaut de confier cette tâche à des personnes extérieures, je me dois de pouvoir gérer tous les aspects de la préparation et de l’exécution de ses évènements.
A cette fin, je souhaiterais de pouvoir disposer d’un fichier excel permettant de gérer et visualiser le bon déroulement de la préparation de l’évènement.


Cahier des charges
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1° raison : organisation d’évènements
2° les intervenants :
a) la direction : moi, mon assistant, le patron -> nous devons avoir une vue sur l’ensemble
b) le personnel interne (chauffeurs, femmes de chambres, gardes du corps, ….)
c) les fournisseurs (traiteur, taxis, loueurs, ….)
d) les invités.
3° l’objectif : pouvoir de façon permanente avoir une vue d’ensemble et gérer tous les postes nécessaires à l’exécution de l’évènement afin de ne pas perdre de temps et ne pas manquer un seul poste et donc attribuer à chaque intervenant (direction, personnel ou fournisseur) une tâche à accomplir en une limite de temps.

4° comment : Un fichier excel de planning (style gantt), comprenant
a) Un planning mensuel permettant de pouvoir voir le déroulé des actions par mois
b) Un planning journalier permettant d’effectuer le déroulement des actions par jour (heures) Si il y a possibilité d’avoir un seul fichier annuel, mais disposant d’une possibilité de voir les déroulés d’action en mode journalier, cela peut convenir
c) Exemple : un évènement à planifier pour décembre 2011 (mariage ou fête de fin d’année). : premier brainstorming le 01 janvier 2011, brainstorming de conclusion le 03 janvier 2012.
a. Durant cette période il faut prévoir un tas d’actions qui se succèdent ou se chevauchent (traiteur, location voitures, réservations d’hôtels pour invités, contacter des artistes, ….)
b. Un des postes important (exemple) est le traiteur. L’action pour le traiteur se déroule sur des parts d’actions allant de : trouver le traiteur -> le traiteur remballe son matériel. Durant tout le déroulé de cette action il existe un tas de petites actions qui doivent se dérouler de façon journalières: choix des vins, plans de tables, choix des décorations de table, essais des différents plats possibles,... jusqu’au départ du traiteur.
Il faudrait dès lors pouvoir planifier les actions des différents intervenants afin de pouvoir à tout moment vérifier que chaque intervenant a bien effectué sa tâche en temps et heures afin que le jour venu tous les éléments nécessaires à la planification de l’évènements soient accomplis. Exemple avec traiteur : x a la responsabilité du traiteur et il faut donc un suivi de x pour s’assurer que le timing est bien suivi.
Il faut dès lors pouvoir planifier chaque action de chaque intervenant afin de savoir à tout moment qui a fait qui ou qui est en retard ou qui est en avance.
Il faudrait donc pouvoir déterminer ce qui doit être fait et ce qui a été fait afin de comparer.

Pour plus d’info, je reste à disposition et suis disposé à prendre connaissance de toutes propositions.

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