Votre assistant administratif et commercial

Nos différentes expériences professionnelles : secrétariat, gestion d’affaires, notre connaissance des métiers du bâtiment, nous permettent de prendre en charge votre administratif, pour que vous puissiez vous consacrer intégralement à votre métier.

Nous sommes capables d’assurer, votre permanence téléphonique, la frappe de vos courriers, compte-rendu, devis, factures, la saisie de votre comptabilité journalière, la relance de vos clients et de vos factures, le tout en respectant vos consignes et chartes graphiques.

Accueil téléphonique

Nous réalisons un accueil personnalisé, notre standard téléphonique nous permettant d’attribuer à chaque client un numéro dédié. Vous pouvez utiliser ce numéro, soit en transférant votre ligne téléphonique, soit en le communiquant directement à vos interlocuteurs.

Les horaires de permanence téléphonique seront adaptés en fonction de vos besoins.

En dehors des heures de permanence téléphonique, une boite vocale avec message individualisé, est associée à ce numéro avec possibilité ou non de laisser un message.

Les messages urgents vous seront transmis par mail, fax, ou téléphone. Notre système nous permet de vous passer la communication.

Les plannings vous seront transmis par fax ou E-mail, ou consultables par Internet, protégés par un mot de passe. Si votre système le permet, vous serez à même de modifier votre planning directement.

Sur une périodicité à définir (journalière, hebdomadaire, mensuell,), nous vous communiquerons le journal des appels.

Assistance commerciale

Nous réalisons la frappe de comptes-rendus ou courriers à partir de documents sonores (fichiers audio, microcassettes,…) ou manuscrits, avec la mise en page et la police que vous souhaitez.

Nous réalisons le suivi de vos clients :

• Devis, bon de commande, factures.
• Suivi et relance des commandes, règlements.
• Enregistrement des commandes.
• Tenue tableaux de bord concernant la facturation, les devis, bons de commande avec date de paiement, relance.
• Nous réalisons le suivi de vos fournisseurs :
• Enregistrement des commandes et factures.
• Relance des commandes.
• Elaboration d'un tableau de bord des bons de commandes, factures...

Nous réalisons, également, des travaux de frappes de mémoire, thèse, … ainsi que des diaporamas.

Nous avons la possibilité de numériser vos documents pour l'archivage et passer à l’OCR (reconnaissance de caractères), tous les courriers que vous recevez, et les enregistrer sous un format de type Word ou PDF.

Nous pouvons imprimer les différents documents et les envoyer directement.

Nous pouvons réaliser des opérations de mailing et publipostage.

Nous réalisons la saisie de vos pièces comptables, le lettrage, le rapprochement bancaire, l'édition des journaux et des grands livres, l'envoi mensuel de la sauvegarde sur CD, l'export annuel des données à votre expert-comptable.

Les relances de factures pourront être téléphoniques et/ou écrites, selon vos consignes. Elles se feront selon un délai et une périodicité que nous aurons définit ensemble.

Des tableaux de bords pour un meilleur suivi de votre activité seront réalisés.