Secrétaire indépendante à Paris (75) pour professionnels et particuliers

Une secrétaire indépendante, appelée également secrétaire freelance, assistante virtuelle ou télésecrétaire, fournit des prestations de services, essentiellement administratives et commerciales, à tout type de clientèle, aussi bien professionnels que particuliers.

Elle peut travailler à distance (télétravail) ou directement sur le site de son client.

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?

Comme son nom l'indique, elle travaille à son compte, bien souvent sous le régime de la micro-entreprise et le statut d'entrepreneur individuel. Elle n'a pas de patron, elle a des clients.

Je propose mes services :

• Aux professionnels de tout secteur d'activité : que vous soyez agriculteurs, artisans, commerçants, directeurs de TPE / PME, professionnels libéraux, associations, comités d'entreprises, etc.
• Aux particuliers : que vous soyez étudiants, actifs, retraités.

Dans quel cas faire appel à une secrétaire indépendante ?

Si vous n'avez pas de secrétaire :

• Pour vous décharger de vos tâches administratives et ainsi vous libérer du temps,
• Vous apporter une aide administrative car dans l'impossibilité d'embaucher,
• Mettre en place une nouvelle organisation, de nouveaux outils de gestion, pour gagner en efficacité.

Si vous avez une secrétaire :

• Pour la remplacer temporairement lorsqu'elle est absente (congés, maladie),
• Pour faire face à un surcroît d'activité,
• Pour faire face à un besoin ponctuel et urgent.

Particuliers, il s'agit, entre autres, de vous aider :

• À mettre de l'ordre dans vos papiers et fichiers, à organiser vos documents,
• Dans la rédaction et correction de vos écrits en tout genre,
• Dans votre vie quotidienne sur le plan administratif.

Prestations administratives

Gestion administrative

• Création, saisie et mise en page de documents et tableaux
• Création de documents type (formulaires, devis, bordereaux...)
• Mise en page, relecture et correction de documents
• Création ou réorganisation du système de gestion administrative (dossiers papier et arborescence informatique)
• Gestion administrative de dossiers
• Recherche et conseil de logiciels adaptés aux besoins
• Démarches et formalités administratives
• Recherches thématiques sur internet
• Gestion des déplacements (réservation train, avion, hôtel)
• Gestion et suivi des congés payés, arrêts maladie, RTT, formations, visites médicales
• Gestion d'agenda et plannings

Petite gestion administrative courante

• Classement
• Impressions, photocopies
• Tri, classement et archivage de documents papier
• Numérisation et archivage électronique de documents
• Conversion de documents sous différents formats
• Plastification de documents

Gestion du courrier postal et numérique

• Création, paramétrage et suivi de boîtes e-mails
• Réception et traitement du courrier postal et numérique
• Conception et envoi de e-mailing
• Conception et envoi de publipostage
• Mise sous pli, envoi, affranchissement du courrier

Prestations commerciales et pré-comptables

Gestion Clients

• Etablissement de devis, factures, avoirs et envoi (postal ou numérique)
• Suivi des règlements
• Relance des impayés
• Traitement des réclamations
• Création et mise à jour base de données clients
• Création et mise à jour de tableaux de bord
• Préparation d'e-mailing, de publipostage

Gestion Fournisseurs

• Etablissement des commandes et suivi des livraisons
• Traitement des factures fournisseurs
• Traitement des litiges
• Préparation des règlements
• Création et mise à jour de bases de données fournisseurs
• Recherche de prestataires, demande de devis

Gestion pré-comptable

Une secrétaire indépendante n'a pas le droit d'exercer de mission comptable (saisie d'écritures comptables, imputations, édition de bilan...). La sanction pour le délit d'exercice illégal de la profession d'expert-comptable, est, notamment, d'un an d'emprisonnement et de 15000 € d'amende (article 433-17 et article 4433-25 du code pénal). Source : https://www.compta-illegal.fr/

Cependant, je peux effectuer les tâches suivantes :

• Etablissement des remises de chèques
• Rapprochements bancaires
• Mise en place de tableaux de suivi (dépenses, recettes etc.)
• Suivi de la trésorerie et des règlements
• Préparation et classement des documents comptables
• Collecte, saisie et transmission des données de paie à l'expert-comptable
• Transmission des documents nécessaires à la déclaration de TVA et interface entre client et expert-comptable

Avantages

Travailler en collaboration avec une secrétaire indépendante représente plusieurs avantages :

• Gain de temps : Vous consacrez ce temps gagné à votre activité.
• Flexibilité : Pour un besoin ponctuel ou régulier, sans engagement.
• Disponibilité : Je me rends disponible de la manière la plus efficace pour vous, je peux également intervenir en cas d'urgence hors horaires de bureau (à distance).
• Maîtrise du budget : Seul le travail effectué, suivant devis, est facturé. Pas de coûts cachés, pas de charges, pas de TVA non plus.
• Adaptabilité : Je travaille aussi bien sur site qu'à distance, j'ai mon propre matériel.
• Simplicité : Un besoin, un devis, une facture.
• Polyvalence : Je peux effectuer des tâches administratives, commerciales et pré-comptables.
• Respect des délais : Je m'engage à effectuer le travail qui m'est confié dans les délais annoncés sur mon devis (si délai d'exécution difficile à estimer, je vous adresse un devis estimatif dans un 1er temps)
• Professionnalisme : 20 années d'expérience et à cœur de répondre au mieux à vos attentes.
• Pas de contraintes d'embauche ni de frais liés à embauche (pas de charges sociales, de congés, de maladie, de mutuelle, de tickets restaurants, d'investissement mobilier ou immobilier...).

Fonctionnement

Le fonctionnement est simple :

1. Vous me contactez et m'expliquez votre besoin. Suivant le cas, je me déplace sur votre site ou nous en discutons lors d'un rendez-vous téléphonique ou Visio (Skype, Zoom, Jistsi par exemple).
2. J'établis et vous envoie ensuite un devis correspondant à votre demande, sous 48h maximum (plus rapidement si urgent)
3. Dès l'acceptation de votre part, vous me retournez le devis signé et daté avec la mention "bon pour accord" (par e-mail, courrier ou remise en mains propres) accompagné d'un acompte de 30% du montant de la commande.
4. J'effectue la mission, sur site ou à distance, à la date et pour la durée que nous avons définie ensemble.
5. En fin de mission, je vous remets où vous envoie le travail effectué ainsi que la facture, pour un paiement à réception. S'il s'agit de prestations mensuelles, la facture est envoyée en fin de mois.

Les moyens de communication et de transmission

En cas de mission à distance (télétravail), nous pouvons communiquer par téléphone, e-mail, courrier et visio. La transmission de documents pourra se faire de différentes façons :

• Envoi de fichiers en ligne (avec WeTransfer, FileSendIt par exemple),
• Partage de fichiers en ligne (avec Dropbox, Google Drive par exemple),
• Envoi postal des documents (sur support papier, clé USB, CD etc.)
• Envoi par e-mail si les documents ne sont pas volumineux.

En cas de mission sur site, les échanges se feront directement en présentiel. Nous pourrons tout de même utiliser les différents outils de communication et transmission si besoin.

Les prestations sont proposées avec une tarification à l'heure, à la tâche, au forfait selon leur nature.

Tarifs

Mes prestations sont facturées à l'heure, au forfait ou à la tâche, selon la nature du travail à effectuer.

Le tarif horaire est de 35€, dégressif selon le nombre d'heures effectuées sur le mois.

Les déplacements sont facturés en sus, sur la base du barème kilométrique (ici : d x 0,548 pour 2020).

Plus en détail :

• Pour des prestations ponctuelles, sur site ou à distance, la tarification s'effectue à l'heure, au forfait ou à la tâche, selon la nature et la complexité du travail à effectuer.
• Pour des prestations plus régulières (quelques heures par semaine ou par mois), la tarification s'effectue à l'heure et des pack horaire sont possibles (tarif dégressif selon le nombre d'heures effectuées). Bien entendu, seules les heures effectuées seront facturées.
• Un mixte est possible : travail sur site et à distance.
• Pour des prestations à distance, le temps d'échange avec vous (téléphonique ou visio) ainsi que le temps de déplacement pour récupérer des documents si nécessaires, n'est pas facturé s'il n'excède pas la demi-heure.

      Facturation et paiement :

• Pour les prestations à distance, il n'y a pas de minimum de facturation requis.
• Pour les prestations sur site, un minimum de 2 heures est requis.
• Toute demi-heure entamée est due.
• Pour tout devis accepté, un acompte de 30% du montant de la commande est demandé.
• Si le montant de la prestation est inférieur à 100€, la totalité est à régler avant le début de la mission.
• Une majoration du taux horaire est appliquée sur les prestations effectuées :

• • le jour même (dans les 8 heures maxi) : + 25%
  • après 18h pour le lendemain matin : + 25%
  • le samedi : + 25%
  • le dimanche et jours fériés : + 50%

• Une majoration du taux horaire pourra également être appliquée selon la complexité de la tâche à effectuer.
• Les factures sont payables à réception.
• Dans le cas d'interventions ponctuelles, les factures sont remises et payables dès la fin de la mission.
• Dans le cas d'interventions mensuelles, les factures sont remises et payables à la fin de chaque mois.
• Moyens de paiement acceptés : espèces, chèque, virement, Paypal.

Les tarifs ne sont pas assujettis à la TVA, en application de l'article 293B du Code Général des Impôts. En cas de changement de statut fiscal, ces tarifs sont à considérer comme du Hors Taxes.

Ces informations sont données à titre indicatif. Chaque demande étant particulière, elle fera l'objet d'un devis détaillé et adapté à votre besoin, gratuit et sans engagement.